Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentspecialist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en dokumentspecialist, der kan sikre effektiv håndtering, organisering og vedligeholdelse af virksomhedens dokumenter. Rollen indebærer at administrere dokumentflow, sikre korrekt arkivering og overholdelse af gældende standarder og lovgivning. Som dokumentspecialist vil du arbejde tæt sammen med forskellige afdelinger for at sikre, at alle dokumenter er tilgængelige, opdaterede og korrekt klassificerede. Du vil også være ansvarlig for at implementere og vedligeholde dokumentstyringssystemer, samt træne medarbejdere i korrekt dokumenthåndtering. Det er vigtigt, at du har en struktureret tilgang, er detaljeorienteret og kan arbejde selvstændigt. Stillingen kræver gode kommunikationsevner og evnen til at håndtere fortrolige oplysninger med diskretion. Vi tilbyder et dynamisk arbejdsmiljø med mulighed for faglig udvikling og samarbejde på tværs af organisationen.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og organisere virksomhedens dokumenter og filer
- Sikre korrekt arkivering og opbevaring af dokumenter
- Implementere og vedligeholde dokumentstyringssystemer
- Sikre overholdelse af lovgivning og interne retningslinjer vedrørende dokumenthåndtering
- Samarbejde med forskellige afdelinger for at sikre dokumenttilgængelighed
- Træne medarbejdere i korrekt dokumenthåndtering
- Opdatere og vedligeholde dokumentationsstandarder
- Håndtere fortrolige oplysninger med diskretion
- Udarbejde rapporter om dokumentflow og arkiveringsstatus
- Deltage i audits og kvalitetskontrol af dokumenter
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med dokumentstyring og arkivering
- Kendskab til relevante IT-systemer og dokumentstyringsværktøjer
- Gode organisatoriske evner og sans for detaljer
- Evne til at arbejde selvstændigt og struktureret
- Gode kommunikationsevner både skriftligt og mundtligt
- Fortrolighed med håndtering af følsomme oplysninger
- Kendskab til gældende lovgivning om dokumenthåndtering
- Erfaring med træning og vejledning af medarbejdere
- Problemknusningsevner og initiativrig
- Fleksibilitet og evne til at tilpasse sig ændringer
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan sikrer du korrekt arkivering af dokumenter?
- Hvilke dokumentstyringssystemer har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Kan du beskrive en situation, hvor du forbedrede dokumentflowet?
- Hvordan træner du medarbejdere i dokumenthåndtering?
- Hvordan sikrer du overholdelse af lovgivning i dokumentstyring?
- Hvordan prioriterer du opgaver i en travl hverdag?
- Hvordan håndterer du fejl i dokumentationen?
- Hvordan arbejder du sammen med andre afdelinger?
- Hvilke IT-kompetencer har du i relation til dokumentstyring?
